摘要:：本文從水泥企業備件管理的特點出發，對備件管理的目標、要點等進行了詳細闡述。對備件與設備的關聯、備件的采購、庫存、周轉件管理等做了說明，指出備件管理不是孤立存在，而是與設備、維修、合同等是一體的。從集團化管控的角度出發，提出實現差異存儲、互換調劑、資源共享的唯一途徑是建立備件管理一體化信息化平臺的設想。
備件管理是水泥企業設備資產管理中重要的一個方面，在很多企業中常常把備件納入ERP系統（或者財務加購銷存）管理，但結果是庫存居高不下，達不到信息化應產生的效益。問題在于備件以設備為基礎，跟設備不關聯，單獨管理就失去了意義。從因果關系來講，備件需求的發起端在維修，而維修又取決于設備的運行狀態，所以設備、維修、備件三者是一體化、是相互關聯和不可分割的，離開設備單獨管備件就成為無源之水，無本之木。廣義的備件還包括周轉件，即本身可作為資產（設備），但又是設備的一個部件，可修復再用，典型的如電機。一家年產能200萬噸的水泥企業，其備件存量可能達到2000萬元到2500萬元，每年的備件采購在1000萬元左右。而現在集團化的水泥企業中，以產能2000萬噸計算應有十幾家水泥廠，如果每家的備件庫存能夠下降20%，那起碼可以有5000萬元的資金可以省出來了，而實現集團內的備件一體化管理則庫存可以下降40%左右，節省資金就可以達到億元。本文就從備件管理目標、要點談起，就備件管理一體化的問題與業內同行探討。
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一、設備管理的目標
水泥企業特別是現代化的新型干法水泥生產企業是典型的資產密集型企業，設備的運行質量、維護水平直接關系到生產計劃完成，當設備因故障或事故停機后，能否及時得到備件供應對于減少停機時間快速恢復生產顯得格外重要。從成本控制角度來講，可以用盡可能少的備件費用花費來減少企業資金占用。所以備件管理看似簡單，但它會直接影響于企業的成本控制和設備的運行，又是十分重要。實行科學的備件管理是十分復雜而細致的工作，需要付出很多工作。
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對于水泥企業的管理又有著特殊的意義，一來從工藝上說2500噸的線與5000噸的線設備基本一致，不同的只是型號、規格等，對應的備件也大同小異，所以定義一條線上的設備、備件后，即可推廣到其它的生產線上。初期工作量較大，要做大量的基礎性工作，到后期則進度要快很多；二來根據不同的窯形、線型確定備件，在建新線時可以直接要求采用集團內規定的設備、備件標準；三來在采購時加大的年需求量可以有效地降低采購成本，還可使得庫存降低。
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備件管理的內容包括基礎管理、采購、庫存、合同管理等，管理的目標是：
1.?? 最優化：
首先，通常意義上的“零庫存”在現代化的干法水泥生產企業并不適用，即使是標準件也不宜采用這種存儲策略，這是由水泥生產高連續性對備件保障的要求所決定的。我們強調的是最優化，包括：
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1)?庫存最優化：
庫存管理是要使兩個對立的目標保持平衡，即①使即將進行的維修維護工作的備件可用性達到最大；②降低過多的庫存余量及相關的運輸成本。也就是找到最佳的庫存余量，確保在保證設備安全運行的前提下的最低庫存量。
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內容有：
庫存結構的最優化：按ABC分類法以及備件消耗歷史來確定存量；
分散存儲的最優化：通過多倉庫管理或內部各倉庫間的相互調撥，或采用內部供應方式，將分散的倉庫統一管理，以保證各項零備件儲量的合理分布；
?備件狀態的最優化：包括預留量、可用量、過期量，以及安全庫存、經濟訂購量確定的重訂購點，以減少人為因素影響；
庫存成本最優化：動態地監控備件的成本，使庫存成本最合理；
編碼方法最優化：編碼好記、好用，無需有特定含義。
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2)?采購最優化：
從采購需求的發起到最后的發票結算，盡可能地減少環節，每個節點又職責明晰，運轉高效，并能夠有效地跟蹤、審核、控制。
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3) 業務流程最優化：
無論是采購流程、出入庫流程、結算流程等，均需按最佳業務模式加以優化，形成高效、流程的業務流程。
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4) 供應商結構最優化：
通過建立以主供應商制為基礎的供應商目錄，實現供應商結構的最優化。
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2.?? 及時供應：
備件的儲備狀況是在停機情況下決定停機時間長短的重要因素。所以應把備件管理和維修管理統一考慮。一種情況是在做維修計劃時提出備件需求計劃，倉庫里有可用的則分配到維修計劃上，沒有則啟動采購流程；另一種情況是當故障或事故后快速地找到備件，備件不足時緊急采購。比較好的方式是建立相應的數學模型，通過計算以及對歷史消耗數據的分析，提出安全、經濟的備件庫存方案，盡可能地減少緊急采購。
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3.?? 可控性：
無論是備件的采購過程，還是庫存管理過程，通過任何一點都可以進行全面追蹤，如某種備件在哪個倉庫中有、可用數量有幾個、預留的有幾個、預留到哪個計劃上、替代品是什么、哪家買的、在哪份合同上、哪個批次、采購需求是誰提出的、在哪份采購單上、價格是多少、采購歷史價格如何、誰驗收的、往年的數量等都是可以跟蹤和可控的。
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4.?? 綜合分析：
可以對備件的采購、出入庫、ABC分類、供應商等進行全面的分析，通過這些分析提出備件決策。這些分析不但可以實時刷新，而且還要以直觀的圖形展現出來。比如：可以隨時了解現在有哪些備件、存放在哪些倉庫中、有多少是給維修計劃預留的、有多少是可用的、前一天的備件使用了多少、未來一個月內為買備件要花多少錢等等都可以通過圖表實時查看。
對水泥集團而言，可以從總部直接透視到每家廠、每條線、每臺設備、每臺備件、每個倉庫等，實現集團化動態掌控。
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二、備件管理的要點
無論是備件存量的優化與降低，還是降低成本和及時有效地供應都是以最大程度地保障生產線正常運行為基礎的，備件管理除了要與維修管理一同考慮外，還要與設備管理一起規劃，所以備件管理的要點包括：
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1.?? 與設備關聯：
即每臺設備上都有哪些備件，某個備件又可以用在哪些設備上，只有這種對應關系建立起來才可能降低存量。除了一般意義上的備件，又以風機、減速機、閥門、空壓機、軸承、電機、泵、托輪及檔輪等通用性設備為常見，作為周轉件管理。
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2.?? 備件的及時供應：
通過安全庫存、重訂購點、ABC分類法、采購提前期、資源共享等多種方法來保證備件的及時供應。
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3.?? 備件的庫存控制：
除了記錄所有備件的相關信息，實時了解其狀態，發放歷史、重訂購、盤點以及對應的圖紙、文檔資料外，還包括跟蹤出入庫狀況，優化零備件的管理，消除冗余或呆滯庫存，從而降低成本。通過對庫存的優化和合理計劃，建立符合維修要求的合理庫存水平，即在正確的地點擁有正確的備件，備件做到最大限度地共享。
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4.?? 供應商目錄管理：
主供應商制指根據質量、價格、供貨時間、付款條件等為備件確定的最佳供應商。在主供應商之外再確定3家以上的供應商，通過定期的分析變更。主要的目的在于盡可能消除高成本的合同外采購，從最具信譽供應商訂貨，以保證備件的品質。以此為基礎，建立起企業的供應商目錄，以保障生產設備能夠最大程度地安全運行和高質量運轉，降低故障率。同時大規模的集團采購也可以從供應商處拿到較低的價格。
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供應商目錄可以更好地控制備件的質量，提高設備可靠性。
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5.?? 采購流程管理：
通過確定采購工作流程，幫助完成采購工作。采購人員能夠及時了解相關的信息，如采購申請、報價、詢價、供應商、訂單和合同等。同時作為備件物流供應鏈的一部分，能根據維修計劃和庫存狀況實現自動采購，確定在正確的時間采購正確的備件。集團企業可以實現多地點、多組織的全國性（或全球化）采購，以提升采購效率，降低采購成本。
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6.?? 備件圖紙文檔管理：
很多企業重視設備的圖紙檔案管理，不太重視備件的圖紙文檔管理，實際上在維修過程中，根據設備零部件（備件）關聯結構，可以快速查詢所需的備件，節省查找備件的時間，保證找到正確的備件，使維修工作更加快速、高質量地完成。對于需要外協加工的非標件、特殊件，完備的圖紙文檔資料可使加工周期大縮短，質量也更加可靠。
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備件的圖紙文檔詳盡完善是基本的要求，數字化的圖紙文檔資料庫是管理的基礎。
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7.?? 盤活與調劑：
有的備件可能存了幾年一直沒有用上，技改因設備改變某些件沒有用了但一直在庫里，某些件買重了或者買多了……這些都成為了“沉淀資產”，盤活沉淀資產是備件管理的一個方面，通常企業歷史越長，沉淀的越多，可以采用有效的手段來盤活這部分資產。
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水泥企業除了各廠盤活之外，還可以相互調劑，根據集團規劃實行“差異存儲、相互調劑、資源共享”。
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三、備件一體化管理信息平臺
一臺設備對應若干備件，假定一條線的設備數量在600臺套左右，對應的備件數量以5倍的數量計算應為3000余種。用ERP（或者財務加購銷存）軟件管理不能降低庫存的原因在于沒有按設備、維修、備件、合同等一體化管理的角度來統一管理。這如同一家綜合醫院中可能有腫瘤科，但跟腫瘤醫院沒有任何可比性。一般講起水泥企業的信息化就是ERP如何，實際上對于資產密集型的水泥廠EAM可能更加重要。特別是對于集團型企業，當水泥銷售、庫存、原燃料采購、結算等放到集團一級后，水泥廠成為生產基地，按時、保質保量地完成生產計劃是水泥廠首要考慮的問題，而生產計劃的完成又取決于設備的狀況，所以EAM的實施應當比ERP的實施時間提前一些，可以從設備臺賬、備件一體管理入手，不但實施時間短，而且見效快，僅備件的一體化管理一項就可以從盤活沉淀資產、降低備件庫存中為企業節省大筆的資金，而信息化是最有效的手段，也是唯一的途徑。
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1.基本要求：
備件一體化管理從水泥廠層面上說是與設備管理、維修管理、合同管理、分析決策等構成一體化的信息平臺，是把制度、流程、規范、標準等固化到信息平臺上，從集團層面上采用大集中模式，實行全集團統一、規范的管理，達到實時、動態、精確、流程、高效的目標。包括：
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?① 統一的管理模式：實現全集團的備件信息資源共享，統一調配、差異化存儲、內部調劑互換；
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②?規范的管理流程：引入先進管理理念、方法和手段，使備件計劃、采購、倉儲、合同、統計、分析等科學規范，流程最優化；
③?科學的動態數據分析：動態跟蹤日常備件的采購、供應情況，對采購計劃、庫存控制、合同執行等進行動態跟蹤管理和統計分析，及時、準確地提供決策依據；
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④??? 有效的供應商管理：供應商管理更加科學、全面、客觀，通過信息的及時反饋和調整，保證產品和服務的質量，提高效率，保障公司的根本利益；
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⑤??? 統一的編碼：實現編碼的一體化管理，一處地點維護，多處應用。
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2.?? 實施策略與方法：
備件的一體化管理是以設備為基礎、以維修為驅動的，這就要求按“全面規劃、整體啟動，以點帶面、集成共享”的原則來實施，具體方法是：
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①?建賬立標打基礎：以設備臺賬為基礎，建立備件臺賬、供應商臺賬，確定倉庫地點及布局。確定相應的備件分類、供應商分類等相應的標準；
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② 規范標準定編碼：建立編碼標準、管理標準、制度標準、圖檔標準等，建立統一的代碼體系以及制定相應的管理制度。明確不同設備所對應的備件以及不同備件可用的設備，確定其安全庫存、ABC分類、重訂購點等指標；
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③ 優化流程明職責：建立和優化相應的流程，如采購審批流程、出入庫處理流程、采購流程、編碼流程等，根據流程確定相應崗位，明確其職責。需要注意的是盡量消除交叉點重疊部分的職責；
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④ 梳理廠商建目錄：對供應商進行梳理，建立以主供應商為基礎的供應商目錄；
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⑤ “三高標準”保質量：95%的數據加載量、95%的功能使用、95%的人員或部門投入使用的三大保證，保證了信息平臺能在短期內快速發揮作用并產生明顯效益；
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⑥ 清產盤資享資源：通過清產核資，盤活沉淀的資產，水泥廠之間通過平臺進行調撥、互換。各廠定義不同備件的存儲數量，由于在集團內各水泥廠采用統一的編碼，所以可以實時看到備件在倉庫存儲、預留、可用等情況，各家根據自身生產線的特點和要求，確定所要存儲的備件的種類、數量、成本等信息，實現各廠備件的差異存儲和集團內資源的共享，有效降低成本；
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⑦實時跟蹤易管控：系統上線后，所有的企業、部門、人員按統一的標準，執行統一的流程，在統一的制度下嚴格按要求操作，就保證了對備件管理方方面面的實時跟蹤，實現集團業務級管控；
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四、結束語
在備件一體管理信息化平臺建設中，有四個環節：一是數據基礎準備，二是標準化體系的形成，三是業務流程的優化，四是綜合平臺的建立。這樣，備件一體化平臺就建起來了。備件一體化不僅僅是備件供應鏈的管理，還是與設備、維修、檔案、合同等融合為一體的信息平臺。備件一體化不僅對于單個的水泥企業降低庫存、降低成本，提高設備可靠性有著重要作用，也是水泥集團規范設備標準，減少生產線的設備差別，實現備件及通用設備的差異存儲、相互調劑、共享資源所必須的信息化平臺。